Meer duidelijkheid, meer rust en een gegarandeerde invulling van diensten.

"Met Planning is Realisatie blijven we paniek in de personeelsplanning voor"

De arbeidsmarkt in de zorg wordt steeds krapper. Hierdoor is het belangrijker dan ooit om slim te plannen. Als betrokken zorgpartner draagt HappyNurse hieraan bij door rust, duidelijkheid en continuïteit in personeelsplanning te garanderen. “Met onze werkwijze ‘Planning is Realisatie’ zorgen wij dat zorgorganisaties zich kunnen focussen op hun capaciteitsvraagstukken”, vertelt Beatrijs Bakker, Regio Manager Noord bij HappyNurse. “Doordat alléén diensten worden uitgezet die ook daadwerkelijk ingevuld moeten worden, dalen de Personeel Niet In Loondienst (PNIL) kosten. Bovendien groeit de tevredenheid van onze zorgprofessionals, doordat zij snel duidelijkheid krijgen over hun diensten.”

“Planning is Realisatie is ontstaan vanuit onze ‘Happy Nurse, Happy Patient’ visie”, vertelt Beatrijs. “Wij willen dat onze zorgprofessionals tevreden zijn en lang en graag voor ons werken. Belangrijk hierbij is dat zij snel weten waar zij aan toe zijn. Planning is Realisatie maakt dit mogelijk. Wanneer onze zorgprofessionals zich via de HappyOne app inschrijven voor een dienst, dan weten zij direct of deze dienst ook doorgaat.”

Bij veel instellingen melden zorgprofessionals zich aan voor een dienst, waarna zij ruimte in hun agenda reserveren en oppas regelen voor hun kinderen, weet Beatrijs. “Vervolgens moeten zij wachten totdat de dienst wordt doorgezet naar en bevestigd door de opdrachtgever. In dit geval kán het zijn dat een dienst wordt afgekeurd. Bijvoorbeeld omdat deze toch intern kan worden opgevangen. In veel gevallen leidt dit tot een dubbele teleurstelling. Immers weet de zorgprofessional een tijd lang niet waar hij/zij aan toe is én is voor niets tijd gereserveerd en oppas geregeld. Wanneer dit keer op keer gebeurt, liggen ontevredenheid, onzekerheid en stress op de loer. Bijvoorbeeld omdat het aantal gewenste uren niet wordt gehaald, terwijl hier toch veel moeite in wordt gestoken. Planning is Realisatie voorkomt dit en faciliteert goed werkgeverschap, door het creëren van méér duidelijkheid, méér snelheid en tevreden medewerkers. Hierdoor kunnen wij onze pool voor de zorginstelling ook beter in stand houden.”

“Zorgprofessionals die meerdere keren geannuleerd worden voor een dienst, zullen in het vervolg wel twee keer nadenken alvorens zij zich weer aanmelden”, vertelt Beatrijs. “Hierdoor kan het gebeuren dat pools wisselen, terwijl vaste gezichten zorgen voor een hogere zorgkwaliteit. Ook hier maakt Planning is Realisatie een verschil. Doordat diensten niet meer afgekeurd kunnen worden, worden de zorgorganisaties aantrekkelijker voor onze professionals om op in te schrijven.” Inmiddels zien steeds meer zorgorganisaties deze voordelen. Een mooi voorbeeld is Stichting De Hoven, dat zorg biedt aan (voornamelijk) kwetsbare ouderen in Noord-Groningen.

“Aanleiding voor de invoering van Planning is Realisatie is met name de duidelijkheid die hiermee wordt geschept”, vertelt Silvia Wildeman, Corporate Recruiter bij Stichting De Hoven. “In het verleden zetten we vaak meerdere diensten op meerdere plekken uit. Zowel intern bij onze oproepkrachten als extern bij HappyNurse. De urgentie om bepaalde diensten in te vullen, is namelijk groot. Hierdoor leek het interessant om meerdere paden tegelijk te bewandelen.” In basis gold hierbij dat ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. “Om de kosten in de hand te houden echter, hadden bij dubbele inschrijvingen onze eigen medewerkers de voorkeur. Dit zorgde er af en toe voor dat externe zorgprofessionals werden afgezegd. Niet fijn voor de zorgprofessionals, die hierdoor in onzekerheid zaten. Maar ook niet fijn voor onze planners, die er een extra taak bij kregen. Zij moesten namelijk zorgen dat er niet twee professionals op één dienst zouden verschijnen.”

“We willen zorgvuldig omgaan met ons eigen personeel, maar ook met externe zorgprofessionals”, benadrukt Silvia. “Veel zorgprofessionals schrijven zich twee of drie weken van tevoren al in voor een dienst. Bijvoorbeeld omdat zij de uren nodig hebben, maar ook omdat een dienst, afdeling of locatie hen erg aanspreekt. Wanneer zij dan vier dagen van tevoren worden afgezegd, dan is dat heel vervelend. In sommige gevallen lukt het in dit geval om de professional door te schuiven naar een andere dienst of locatie, maar dit is geen garantie. Een andere aanpak was daarom wenselijk.”

“Door Planning is Realisatie worden we gedwongen om meer vooruit te denken en te kijken”, vertelt ze. “Welke diensten denken we zelf in te kunnen vullen? En welke diensten moeten echt extern ingevuld? Door dit vroegtijdig inzichtelijk te hebben en minder last-minute te plannen, blijven we paniek in de personeelsplanning voor. Dit brengt meer rust in onze teams en voorkomt uitval. Dankzij Planning is Realisatie denken we meer preventief na over de inzet van onze medewerkers én wat we van hen vragen. Bovendien zijn we een betere inlener, doordat we duidelijker zijn naar de professionals van HappyNurse.”

De zorgprofessionals van HappyNurse worden met name ingezet om zwangerschappen en open vacatures is op te vangen, vertelt Silvia. Maar ook om diensten over te nemen van medewerkers die tijdelijk een opleiding volgen. "Omdat wij een rooster per kwartaal publiceren, zien we snel waar we hulp nodig hebben. HappyNurse heeft inmiddels een stabiele pool opgebouwd, waardoor we veel van de diensten die we uitzetten met vaste gezichten."

De implementatie van Planning is Realisatie is volgens Silvia en Beatrijs heel eenvoudig. “In HappyOne hoeven slechts enkele instellingen aangepast te worden”, vertelt Beatrijs. “Wat iets meer aandacht vraagt, is de mindset en alertheid van de planners. Zodra een zorgprofessional zich heeft aangemeld voor een dienst, wordt deze met Planning is Realisatie direct bevestigd. Annuleren is dan in principe niet meer mogelijk, waardoor planners beter moeten nadenken over welke diensten zij wel en niet bij ons uitzetten. Bijvoorbeeld omdat deze ook nog intern ingevuld kunnen worden. Dit betekent automatisch ook een reductie van de PNIL.”

Neem dan contact op met het HappyNurse salesteam via sales@happynurse.nl of je eigen HappyNurse contactpersoon.