Vivium Zorggroep koppelt InPlanning plansysteem aan HappyOne

Vivium Zorggroep gelooft dat zorg in Nederland veel persoonlijker kan als (zorg)medewerkers de ruimte krijgen om met lef en liefde hun vak uit te oefenen. De zorgspecialist in de regio Gooi en Vechtstreek en Amsterdam-Zuid beschikt over een vast team van ruim 3.000 zorgprofessionals, die zich dagelijks inzetten om VVT-cliënten gezond, vitaal en zelfstandig oud te laten worden. “Wij zijn zowel werkzaam in de thuiszorg als in zorgeloos wonen en beschikken over diverse PG-locaties voor mensen met dementie”, vertelt Anne Marie Kunst, manager Flexbureau bij Vivium Zorggroep. “Ook zijn we actief in de geriatrische revalidatiezorg.”

Veel medewerkers van Vivium Zorggroep werken in vaste teams, op locatie of in de wijk. “Ook kunnen zorgprofessionals binnen de flexibele schil van een locatie worden ingezet”, aldus Anne Marie. “Daarnaast hebben we flexkrachten in dienst die over meerdere locaties of in een combinatie van wijkzorg en intramurale zorg of GRZ-zorg en extramurale zorg kunnen worden ingezet. Tot slot werken we met oproepkrachten. In de meeste gevallen zijn dit studenten hbo-Verpleegkunde of Geneeskunde die op verschillende niveaus een bijbaan bij ons hebben. Van woonondersteuner tot verzorgende. Zijn deze vaste krachten niet voldoende, dan kunnen we een beroep doen op onze eigen zzp-schil of op vijf vaste bemiddelingsbureaus, waaronder HappyNurse.”

Eén systeem voor personeelsplanning
“Toen ik in augustus 2020 bij Vivium Zorggroep startte, beschikten we nog over een eigen vaste poule van 650 mensen”, vertelt Anne Marie. “Inmiddels echter is deze situatie flink veranderd en krijgen we steeds meer te maken met personeelsschaarste. Gelijktijdig wordt de behoefte aan flexibel werken groter. Als organisatie moeten we daarop inspelen, in samenwerking met de arbeidsbemiddelingsbureaus. Wat we hierbij moeten voorkomen, is dat we diensten uitzetten in zes verschillende portalen. Immers brengt dit veel extra administratief werk en foutkansen met zich mee. In plaats hiervan hebben wij als doel gesteld om in 2024 met één generiek systeem voor personeelsplanning verder te gaan.”

Voortrekkersrol
“In het afgelopen halfjaar hebben we onderzocht hoe we ons InPlanning plansysteem konden koppelen aan de diverse portalen van de arbeidsbemiddelingsbureaus”, vertelt Anne Marie. “HappyNurse nam hierin een voortrekkersrol en dacht goed mee in mogelijkheden. Doordat de ontwikkeling van het HappyOne platform van HappyNurse synchroon liep met de koppeling, konden onze wensen en softwarematige behoeften heel goed meegenomen worden. Hier plukken niet alleen wij, maar ook andere zorgorganisaties die met InPlanning werken de vruchten van.”

Sneller, efficiënter en minder foutgevoelig
Tot enkele maanden geleden werden nieuwe flexdiensten uitgezet via de mail, vertelt Jeroen Hansen, Manager IT Solutions en IT Architect bij HappyNurse. “In een interval van twee keer per uur werd vanuit het InPlanning plansysteem een automatische email gestuurd naar HappyNurse met daarin de openstaande diensten. Deze diensten werden vervolgens handmatig door ons overgezet naar ons eigen systeem. Wanneer we een geschikte kandidaat hadden gevonden, werd per mail of telefonisch contact opgenomen met Vivium Zorggroep om de kandidaat voor te stellen. Ook dit contact werd handmatig door Vivium Zorggroep verwerkt, waardoor we met enorm veel handmatige administratieve handelingen te maken hadden. Nu het aantal flexdiensten steeds verder toeneemt, is dit niet langer wenselijk.” Anne Marie: “Om de administratieve lasten voor ons Flexbureau beperkt te houden, efficiënter te werken én het risico op fouten te minimaliseren is het generiek koppelen van systemen een must. Een half jaar geleden hebben we deze handschoen heel voortvarend opgepakt. Hierbij was ook Intus betrokken, dat het InPlanning systeem heeft ontwikkeld.”

24/7 actueel
Het InPlanning systeem is door Intus gekoppeld aan een FlexHub softwareplatform, waardoor het plansysteem direct met de systemen van derden (zoals HappyOne) kan communiceren. “Op deze manier kunnen we heel eenvoudig en real-time openstaande diensten ophalen en kandidaten aanbieden”, vertelt Hansen. “Behalve in ons eigen plansysteem, wordt elke nieuwe dienst ook real-time zichtbaar in de HappyOne app, op basis waarvan onze zorgprofessionals zich wel of niet voor de dienst kunnen inschrijven. Vivium Zorggroep kan vervolgens heel eenvoudig en in haar eigen plansysteem de personeelsvoorstellen bekijken, accepteren of afwijzen.” Anne Marie: “Anno 2024 hebben we de smartphone continu bij de hand. Dit is dan ook de device waarop we ons moeten richten. Bijvoorbeeld om diensten snel en direct in te vullen, maar ook om updates of wijzigingen in diensten en tijden snel en direct met de zorgprofessionals te communiceren. Het nieuwe systeem is 24/7 actueel.”

Groot voordeel van de nieuwe werkwijze is dat de namen en functies van alle zorgprofessionals direct zichtbaar zijn, vertelt Anne Marie. “We werken niet langer met zogenaamde dummyprofielen, waaraan pas later de juiste zorgprofessional werd gekoppeld. Hierdoor worden altijd de juiste mensen aan de juiste diensten gekoppeld en zijn fouten in bijvoorbeeld het overnemen van namen, telefoonnummers, emailadressen en andere gegevens niet meer aan de orde.”

Meer tijd voor kwaliteit
De koppeling tussen het InPlanning systeem van Vivium Zorggroep en HappyOne is nu enkele weken actief en inmiddels willen Anne Marie en haar collega’s niet anders meer. “We hebben de techniek letterlijk met de praktijk verbonden, waardoor we veel efficiënter kunnen werken”, besluit ze. “In totaal zetten onze planners maandelijks zo’n 4.000 intramurale diensten uit. Circa de helft hiervan moest handmatig gekoppeld worden… en dat hoeft nu niet meer. Hierdoor houden we tijd over om te focussen op de planprocessen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van vaste gezichten, waardoor de kwaliteit van zorg nog verder wordt vergroot.”